Standaryzacja pracy wpływa na wydajność i skuteczność. Pracownicy wiedzą, co w danej chwili mają robić i gdzie szukać swoich zadań bądź informacji o aktualnym projekcie, a także jak raportować wykonanie zdania. To z kolei bezpośrednio przekłada się na obniżenie kosztów działania firmy i lepsze wykorzystanie jej zasobów.
Doskonałym przykładem optymalizacji procesów w firmie jest Google Workspace (Google Apps dla Firm). To zestaw narzędzi Google, takich jak kalendarz, dysk wirtualny, poczta, dokumenty, arkusze kalkulacyjne, komunikator, konfigurator stron www.
Google Apps pozwala na pracę zespołową w rozproszeniu, na różnych systemach i urządzeniach. Doskonała synchronizacja online sprawia, że dane są zawsze bezpieczne i dostępne.
Administrator Google Workspace w firmie ma pełną kontrolę nad uprawnieniami każdego z użytkowników do współdzielenia zasobami. Może więc każdemu z nich włączyć lub wyłączyć dostęp do poszczególnych usług, kalendarzy, czy plików. Może kontrolować zakres uprawnień dla każdego pliku oddzielnie, tak aby na przykład część pracowników miała dostęp tylko do odczytu danych, a osoby uprawnione mogły edytować treść i dane.